Kế hoạch tổ chức tiệc trung thu ấm cúng ngay tại công ty

Trung thu không chỉ là dịp để các nhân viên vui chơi hết mình. Mà còn giúp xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp thông qua những hoạt động sôi nổi. Cùng Trái cây Caterer VN lên kế hoạch tổ chức tiệc trung thu ấm cúng ngay tại công ty một cách trọn vẹn nhất nhé.

1.Ý nghĩa ngày lễ trung thu

Tết trung thu bắt nguồn từ truyền thuyết vua Đường Minh Hoàng khi ngao du tại vườn Ngự Uyển vào đúng đêm trăng rằm tháng 8. Đã được đạo sĩ Diện Pháp THiện làm phép đưa lên cung trăng. Vì mê đắm cảnh sắc ở nơi đây nên khi rời đi ngài vẫn còn lưu luyến. Vậy là nhà vua ra lệnh chúng sinh cứ đến ngày 15/8 âm lịch thì tổ chức ngắm trăng, rước đèn và phá cỗ.

Nếu như trước đây, mọi người có quan niệm trung thu chỉ dành cho các em nhỏ. Người lớn chỉ đứng xem rước đèn và cúng kiếng. Thì giờ đây, tết trung thu tại Việt Nam như là một dịp đoàn viên – là ngày những đứa con xa nhà trở về thăm cha mẹ, cùng sum họp bên nhau và phá cỗ. Thế nhưng, với những người xa quê hương thì điều này rất khó thực hiện

Việc tổ chức tiệc trung thu ngay tại công ty sẽ giúp cho mọi người cảm thấy vô cùng ấm áp. Cơ hội này giúp các thành viên hiểu nhau, qua đó gắn kết và giúp đỡ nhiều hơn trong công việc và cuộc sống. Đồng thời, thể hiện được sự quan tâm của chủ doanh nghiệp dành cho những nhân viên của mình.

Song song với việc tạo ra những khoảnh khắc để các nhân viên vui vẻ. Thì doanh nghiệp đừng quên quan tâm đến gia đình của họ nhé. Những món quà đi kèm như hộp bánh trung thu, giỏ trái cây tươi gửi biếu cũng rất ý nghĩa đó.

**Xem thêm:Kịch bản tổ chức trung thu cho nhân viên công ty chi tiết nhất

2.Kế hoạch tổ chức trung thu ngay tại công ty

– Xác định về mục đích tổ chức trung thu

Trung thu là dịp để mọi người trong công ty quây quần bên nhau. Thông qua việc tổ chức các hoạt động thì sẽ giúp hiểu rõ về nhau nhiều hơn. Một số công ty còn tranh thủ dịp lễ trung thu để cho các em nhỏ đến công ty bố mẹ vui chơi và tham quan.

Nhìn chung, bạn cần xác định mục đích trước khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức trung thu ngay tại công ty. Điều này sẽ giúp bạn hạch toán chi phí, dự trù ngân sách một cách rõ ràng, chuẩn bị tiệc và những món quà tặng phù hợp cho đối tượng và mục đích.

– Xác định thời gian tổ chức

Nếu tổ chức ngay tại công ty thì đơn giản. Sau giờ làm, mọi người tập trung và vui chơi trung thu luôn. Hoặc bạn có thể cho nhân viên nghỉ sớm hơn một chút, 2-3 tiếng trước khi bắt đầu buổi lễ. Để mọi người có thời gian chuẩn bị thật lộng lẫy. Hơn nữa, khoảng thời gian này cũng vừa đủ để team hậu cần hoàn thành mọi khâu tổ chức.

– Khu vực sân khấu, trang trí

Tổ chức trung thu ngay tại công ty thì vấn đề sân khấu cũng khá nan giải đấy chứ. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tận dụng khu vực phòng họp, phòng sinh hoạt chung, sảnh công ty để biến thành sân khấu hoành tráng, phục vụ cho đêm trăng trung thu. Và ngay cả tổ chức bất kỳ tiệc nào thì bạn cũng có thể xây dựng chúng thành sân khấu riêng được.

Trung thu thì không thể thiếu chị Hằng, chú Cuội, cây đa, ánh trăng. Những chi tiết này bạn có thể dùng để dựng backdrop, phông trang trí ngay tại sân sấu. Chương trình đêm hội trung thu của chúng ta thương mang hơi hướng đoàn tụ. Do đó, phong cách trang trí nên sử dụng màu sắc tươi sáng, phù hợp không khí như sắc vàng, xanh lá, đỏ. Sử dụng thêm phụ kiện bóng bay, con vật ngộ nghĩnh và quen thuộc với tuổi thơ.

Nếu như doanh nghiệp bạn không có thời gian để chuẩn bị thì có thể nhờ đến các bên thiết kế, chuyên in ấn sự kiện giá rẻ để được giúp đỡ nhé. Công việc còn lại của bạn chỉ là bày trí sao cho đẹp mắt và hấp dẫn thôi.

– Xây dựng kịch bản cho chương trình

Đây chính là phần cốt lõi để tạo nên thành công trong kế hoạch tổ chức trung thu. Thông thường trong kịch bản sẽ có những tiết mục văn nghệ, MC chị Hằng, chú Cuộc. Các tiết mục xiếc, phá cỗ. Tiết mục quà tặng và những lời gửi gắm.

Nhưng như vậy thì đôi khi có phần hơi nhàm chán. Vậy, cả team hãy cùng nhau hội ý, chọn ra ý tưởng thật độc đáo để triển khai kịch bản theo chủ đề đó nhé. Điều này không chỉ giúp thu hút sự chú ý của khách mời từ đầu đến cuối chương trình, mà còn giúp để lại những ấn tượng sâu sắc về một buổi tiệc trung thu tổ chức ngay tại công ty.

– MC dẫn

Mặc dù bạn chỉ tổ chức trung thu tại công ty, nhưng vẫn luôn cần đến một MC dẫn chương trình để mọi thứ được hoàn thiện và đi theo đúng kịch bản nhất.

MC có thể là nhân viên của công ty. Những người hoạt ngôn, ăn nói linh hoạt sẽ được giao cho “trọng trách” này. MC cũng như người quản trò của cả chương trình, dẫn dắt các hoạt động vui chơi.

Bạn cần nhớ rằng, MC đóng vai trò quyết định đến buổi tiệc và điều hướng cảm xúc của mọi người. Nếu như bạn không chọn được ai trong công ty thì có thể thuê riêng 1 MC khác.

**Xem thêm:Gợi ý hoạt động ý nghĩa cho nhân viên nhân dịp trung thu

– Khách mời tham gia

Bạn có thể xem xét đến quy mô, ngân sách tổ chức để xác định lượng khách mời tham gia phù hợp. Nếu như chỉ muốn tổ chức trung thu đơn thuần thì gói gọn lại chỉ với các nhân viên công ty. Nếu muốn mở rộng hơn thì có thể mời thêm người thân, bạn bè thân thiết của các nhân viên đó.

Với bất kỳ khách mời nào, bạn cũng cần chuẩn bị thiệp để thể hiện sự trang trọng. Thiệp mời có thể gửi online qua mail của nhân viên. Cẩn thận hơn thì in thiệp mời và gửi đến tận tay cho các nhân viên.

Dự kiến được quy mô khách mời cũng giúp bạn có được những kế hoạch tổ chức khác chi tiết và đúng đắn hơn. Hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết.

– Quà tặng cho nhân viên

Như chúng tôi đã nói, dịp tết trung thu không chỉ là để thể hiện sự gắn kết, mà còn là tri ân, bày tỏ sự cảm ơn đến những nhân viên của công ty. Những món quà tặng như bánh trung thu, giỏ trái cây…thường được chuẩn bị rất chu đáo để gửi đến nhân viên và gia đình họ.

Ngoài những quà tặng truyền thống như vậy, bạn hoàn toàn có thể đổi mới hơn nhưng vẫn ý nghĩa như bộ ly cốc in logo, móc khóa in logo, áo mưa…Bạn cũng có thể xem xét sở thích và tính cách từng nhân viên để chọn được quà phù hợp nhất. Hoặc nếu không muốn mất thời gian chuẩn bị quá nhiều, bạn cứ chuẩn bị phong bì có tiền thưởng bên trong là được. Nhu cầu của mọi người giờ đây thiết thực và chắc chắn ai cũng sẽ thích điều này.

Lưu ý khi tặng quà trung thu là hãy tặng bằng cái tâm của mình. Để cho đại diện công ty lên tặng quà, chụp ảnh lưu niệm. Bạn đừng quên gửi kèm những món quà tặng cho người thân của nhân viên đó nhé. Ví dụ như các nhân viên đã có gia đình, có em bé thì bạn có thể mua thêm những con gấu bông xinh xắn, ô tô đồ chơi…để thể hiện sự quan tâm chân thành nhất.

– Tổ chức tiệc ăn uống

Tổ chức trung thu tại công ty không thể thiếu tiệc ăn uống. Các nhân viên có thể tương tác và dùng bữa với nhau. Điều này giúp tạo ra được không khí ấm cúng và mọi người đều cảm thấy đây như chốn trở về thứ 2 của mình sau gia đình. Bên cạnh đó, các đồng nghiệp cũng có cơ hội tìm hiểu lẫn nhau và biết đâu được lại tìm được tri kỷ thì sao nhỉ.

Tuy chỉ là bữa tiệc ăn uống nhưng cũng cần có kế hoạch cụ thể và không thể sơ sài được. Bạn cần xem số lượng người tham gia, kinh phí, lựa chọn menu đồ ăn. Đặc biệt lưu tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm.

Những công ty quy mô nhỏ có thể tổ chức tiệc trái cây, bánh ngọt đơn giản. Các nhân viên tự sắp xếp, chuẩn bị với nhau. Công ty quy mô lớn hơn ngoài tiệc tea break thì có thể xem xét gọi thêm đồ ăn mặn đến công ty để mọi người có thêm sự lựa chọn. Tốt nhất, để tiết kiệm thời gian cũng như tạo ra được sự thẩm mỹ, thì bạn có thể đặt tiệc tại những đơn vị cung cấp sẵn như Trái cây Caterer VN. Chúng tôi đảm bảo tiệc tươi ngon, hấp dẫn, bài trí phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Một vấn đề nữa mà bạn không thể bỏ qua khi chuẩn bị tiệc là mâm cỗ trung thu để mọi người cùng phá cỗ. Bao gồm một số loại trái cây, ít nến và

**Xem thêm:Hướng dẫn trang trí tết trung thu tại công ty ý nghĩa

– Hoạt động trung thu

Ngoài tổ chức ăn uống và giao lưu đơn thuần thì bạn nên có những hoạt động vui trung thu khác. Chẳng hạn như thi văn nghệ đón trung thu giữa các phòng ban hoặc tiết mục góp vui “cây nhà lá vườn”. Đặt tiêu chí “vui hết sức, quẩy hết mình” lên hàng đầu nên ban tổ chức hãy lôi kéo được càng nhiều người tham gia càng tốt nhé. Không khí sôi động sẽ được đẩy lên, để lại nhiều kỷ niệm đáng nhớ cho toàn thể nhân viên.

Một hoạt động khác cũng rất được ưa chuộng và đang trở thành xu hướng đó là team building. Không cần thiết phải đến những khu resort, bãi biển…ngay tại công ty và thậm chí là khu vực sân khấu tổ chức trung thu này. Bạn cũng có thể tạo ra được những trò chơi hay ho cho nhân viên của mình. Việc cùng nhau tham gia trò chơi thách đố, trò chơi trí tuệ cũng rất lý thú. Bên cạnh đó, bạn có thể quay vlog chốn công sở theo những trend hay trên mạng xã hội.

Hay thiết thực hơn thì ban tổ chức có thể tạo ra những hoạt động như bốc thăm trúng thưởng, đổi quà để kích thích sự hứng khởi của mỗi nhân viên. Đơn giản ai trả lời đúng sẽ được quà, ai trả lời sai bị phạt. Team hậu cần quay lại những khoảnh khắc này để làm kỷ niệm. Chúng tôi tin rằng, đây sẽ là một hoạt động ý nghĩa và tạo ra nhiều niềm vui trong đêm trung thu tổ chức tại công ty.

Thường sau khi tổ chức trung thu tại công ty, mọi người sẽ đi tăng 2, tăng 3 như đi uống nước, đi hát karaoke. Hãy đưa nó vào mục hoạt động trung thu để có những dự trù chi phí nhé.

3. Dự trù ngân sách cho tiệc trung thu công ty

Bạn cần xác định rằng, quy mô tổ chức trung thu càng lớn thì sẽ càng cần đến nhiều ngân sách, chi phí phát sinh cũng không hề nhỏ. Vậy nếu ban hậu cần có kế hoạch chi tiết từ trước thì sẽ không gây ra lãng phí hay làm thiếu hụt.

Khá là khó khăn khi doanh nghiệp muốn chọn đúng thời gian tổ chức trung thu vào ngày 15/8 âm lịch. Lý do là nhiều thành viên muốn được ở bên cạnh người thân, bạn bè mình, họ sẽ quây quần với nhau để cùng trò chuyện, thưởng thức bánh trong đêm trăng rằm. Bên cạnh đó, chi phí mua phụ kiện trang trí hay thuê âm thanh, ánh sáng đúng ngày này cũng sẽ đắt đỏ hơn. Doanh nghiệp nên chú ý để tổ chức trung thu trước 2-3 ngày, không khí lúc này không hề giảm nhiệt, ngược lại còn tại sự háo hức. Quan trọng là giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí.

Về vấn đề chuẩn bị thì nên lập dự trù ngân sách trước đó 1 tuần. Cố gắng loại bỏ được những khoản chi phí không cần thiết.

4. Hướng dẫn phân công công việc cho cá nhân, phòng ban

Đây là phần vô cùng quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức trung thu ngay tại công ty. Ngay sau khi đã lên được kịch bản chi tiết, cần xác định xem ai sẽ phụ trách mảng nào, và cần bao nhiêu nhân sự để tổ chức sự kiện.

• Phần chuẩn bị thiết bị, nhân sự phụ trách
• Phần thiết kế trang trí, in ấn
• Chuẩn bị quà, bánh, tiệc
• Nhân sự tiếp đón khách
• Giám sát tổ chức, điều phối
• Nhân sự thu dọn, vệ sinh sau khi chương trình kết thúc

Thông thường thì team hành chính sẽ đảm nhận toàn bộ những hoạt động văn hóa, văn nghệ của công ty. Và dịp lễ trung thu cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, đây là một chương trình lớn và cần đến sự giúp sức của toàn bộ nhân viên công ty. Giờ đây, team hành chính chỉ phụ trách mảng ăn uống, tiệc. Mảng hậu trường, thiết bị sẽ do team kỹ thuật đảm nhiệm. Mảng trang trí do team marketing chuẩn bị chẳng hạn.

Sau đó, bạn cần lên một checklist cụ thể và tick vào đó những công việc kèm nhân sự đã hoàn thành. Những công việc nào chưa xong thì có thể dồn nhân lực để giúp đỡ.

5. Những lưu ý khi tổ chức tiệc trung thu ấm cúng ngay tại công ty

Bạn cần phải hiểu rằng, có những yếu tố để cho bữa tiệc trung thu thành công nhất, đó là:

+ Ý tưởng tổ chức chương trình: Cần phải có những ý tưởng mới lạ, nhiều yếu tố bất ngờ. Nhưng vẫn đảm bảo sự gắn kết giữa các thành viên. Đặc biệt, chương trình luôn phải đi kèm với ý nghĩa của đêm tiệc truyền thống.

+ Khâu dàn dựng sân khấu: Do được tổ chức ngay tại công ty nên phải tính toán đến trang thiết bị và lắp đặt an toàn. Tạo ra được không gian ngộ nghĩnh, sôi động nhất gắn liền với đêm tiệc trăng rằm.

+ MC, người quản trò hoạt náo: Đây được xem như yếu tố quyết định đến sự thành công của chương trình. Người dẫn chương trình trong vai chú Cuội hoặc chị Hằng. Mang đến những điều hay ho thông qua các trò chơi cũng như sự hóm hỉnh, duyên dáng của mình

Cũng có những yếu tố quyết định đến kế hoạch tổ chức của bạn đó là:

+ Khách mời: Có những nhân viên bận việc và thực sự không thể tham gia vui hội trung thu cùng công ty được. Hoặc có những khách mời cũng muốn tham gia nhưng không nằm trong kế hoạch ban đầu của bạn. Vậy thì bạn cần phải có kế hoạch dự trù cho phần khách mời. Nhưng không thường sẽ không có quá nhiều phát sinh như phần chi phí.

+ Ngân sách tổ chức: Nếu công ty ít nhân viên thì còn dễ dàng hạch toán. Nhưng với công ty có quy mô lớn, nhiều thứ phải chuẩn bị thì có lẽ hơi khó khăn với bạn. Như chúng tôi đã nói, sau khi tổ chức ăn uống ở công ty thì mọi người thường tổ chức “tăng 2”, “tăng 3”…bên ngoài. Và ngân sách cần mở rộng thêm thì bạn phải tính đến. Bạn cũng hãy lập dự trù nhé. Để sau đó có kế hoạch báo cáo ngân sách dễ dàng hơn.

+ Công tác hậu cần: Tổ chức tiệc trung thu ngay tại công ty thì bạn sẽ phải lo từ a – z. Và có những công việc cần chuẩn bị mà mà bạn không bao giờ nghĩ. Lúc này, ai cũng đang “say sưa” vui tiệc của mình, vậy cần có một team hậu cần chuyên phụ trách những việc này để buổi tiệc trung thu diễn ra hoàn hảo nhất, không gặp bất cứ sai sót nào. Quan trọng nhất là ban tổ chức cần có người đứng đầu “cứng cáp”, biết phân công công việc và chỉ đạo mọi thứ.

Mong rằng bài viết này của chúng tôi sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng thể về kế hoạch tổ chức trung thu ngay tại công ty. Đừng quên Trái cây Caterer VN là đơn vị cung cấp trái cây tươi, tiệc tea break cho buổi tiệc của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm nhé.

Cuối cùng, chúc cho công ty bạn sẽ có được buổi tiệc trung thu thật ấm cúng và hoàn hảo nhé!