Hướng dẫn kế hoạch chi tiết tiệc tân niên công ty gặp mặt đầu năm

Doanh nghiệp muốn có buổi gặp mặt đầu năm thành công. Thì cần có kế hoạch chi tiết tiệc tân niên công ty. Bài viết này cực hữu ích cho bạn!

Đến hẹn lại lên, tân niên gặp mặt đầu năm đã trở thành thông lệ của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tiệc tân niên không đơn giản là một ngày gặp mặt, giao lưu, chào đón năm mới mà còn đóng vai trò quan trọng trong văn hóa công ty. Đó cũng là một phần lý do mà bữa tiệc không thể tổ chức sơ sài, kém hiệu quả. Bài viết này, Trái Cây Caterer VN xin đưa ra những hướng dẫn về kế hoạch tổ chức tiệc tân niên công ty, đừng bỏ qua nhé.

1.Tại sao doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết tiệc tân niên công ty?

Tân niên gặp mặt đầu năm mang lại vai trò lớn trong sự phát triển nhân lực của doanh nghiệp. Các thành viên trong bữa tiệc không đơn thuần chỉ chúc tụng nhau, mà còn giãi bày, chia sẻ những câu chuyện trong dịp tết của mình. Từ đó, mọi người sẽ thấu hiểu nhau nhiều hơn, công ty có thêm sự gắn kết.

Đặc biệt, tân niên cũng là dịp để doanh nghiệp quảng bá, đưa hình ảnh công ty đến với đông đảo khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất.

Có thể nói, tiệc tân niên như một chương trình gala với những tiết mục có đầu tư. Đây là thời khắc quan trọng để cầu mong cho một năm làm việc thật nhiều thành công, sự phát triển. Hơn thế nữa, là động lực để các nhân viên có một tinh thần tốt nhất, hào hứng cho dự án trong tương lai gần. Tự bản thân mỗi người cũng cần có trách nhiệm, luôn nỗ lực cố gắng và trau dồi bản thân để đạt được kết quả tốt nhất.

Bữa tiệc tân niên thường tổ chức vào ngày đầu tiên đi làm trong năm. Không thể thiếu những hoạt động như tặng lì xì, gửi lời chúc mừng năm mới. Lúc này, tâm trạng của mọi người còn đang muốn tiếp tục đón tết. Sẽ thật khó khăn nếu doanh nghiệp yêu cầu mọi bắt tay vào việc ngay và luôn. Vậy thì tổ chức tiệc tân niên giúp mọi người được vui vẻ, tận hưởng nốt không khí xuân còn lại tại công ty.

Chỉ với những lý do trên thôi cũng cho thấy tân niên là dịp quan trọng, không thể thiếu trong chuỗi hoạt động văn hóa của doanh nghiệp. Và như chúng tôi đã nói, nếu như tổ chức sơ sài thì không để lại ấn tượng, không đáp ứng được những mong muốn từ phía công ty. Tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi, và chắc chắn bạn sẽ có được một kế hoạch chi tiết tiệc tân niên công ty.

**Xem thêm:Tân niên tặng quà gì cho khách hàng, đối tác và nhân viên?

Xác định quy mô

Chắc chắn đây là bước đầu tiên làm làm khi doanh nghiệp muốn tổ chức tiệc tân niên. Quy mô của chương trình sẽ được tính toán dựa trên số lượng nhân viên và số lượng khách mời bên ngoài. Từ những con số này, sẽ có được kế hoạch triển khai tiếp theo như thế nào.

Quy mô ảnh hưởng đến không gian tổ chức và dự trù kinh phí hợp lý. Hầu hết các công ty nhỏ thường chỉ tổ chức nội bộ, hoặc nếu có cũng chỉ mời thêm một vài đối tác, khách hàng thân thiết. Còn các công ty lớn mở rộng mời cả gia đình, truyền thông đến tác nghiệp, đưa tin để phục vụ mục đích quảng bá thương hiệu.

Tân niên là dịp gặp mặt, ăn uống ấm cúng. Do đó nếu không có gì đặc biệt thì lời khuyên của chúng tôi nên có sự gói gọn trong tổ chức. Điều này cũng phù hợp với thời gian đầu năm, khi mà mọi người mới trở lại đi làm và chưa có sự chuẩn bị thật chu đáo từ trước. Hơn nữa, giúp tiết kiệm tối đa chi phí, để tập trung đầu tư vào tiệc.

Sẽ có những trường hợp khách mời bận việc không thể tham dự. Vậy bạn cũng cần tính toán kỹ đến số lượng người tham gia. Tránh sự sơ sài cũng như lãng phí quá mức. Như vậy, ngay cả quy mô tổ chức cũng phải lên kịch bản cụ thể và có checklist đầu mục công việc dành cho phần này nhé.

Lên chủ đề, ý tưởng

Để có được một buổi tiệc thật chu đáo, thành công. Doanh nghiệp cần có những ý tưởng thật hoàn hảo. Từ đó lên kịch bản và tổ chức điều hành chương trình theo sát ý tưởng đó.

Nội dung chủ đề, ý tưởng cần mang tính khái quát, thể hiện mục đích tổ chức của doanh nghiệp. Ít nhất phải có đầy đủ thông tin cơ bản như hình thức, tên công ty, hạng mục tổ chức, thời gian.

Chủ đề tiệc tân niên đơn giản thường là kết hợp phần tiệc với những màn văn nghệ. Các công ty có thời gian tổ chức thì thêm những hoạt động như đi chùa cầu năm mới, đi hái lộc, làm từ thiện, đi du lịch đầu xuân. Tiệc tri ân các thành viên trong công ty, khách hàng. Cũng có thể là teambuilding vui chơi, gala dinner…Nhưng dù sao cũng cần phải thay đổi mỗi năm để tạo ra sự mới mẻ, tránh nhàm chán cho các khách mời.

Một sự đảm bảo cho ý tưởng tổ chức tiệc tân niên là cần giữ được nét văn hóa truyền thống dân tộc nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Bên cạnh đó, căn cứ vào quy mô và điều kiện tổ chức mà xây dựng chương trình phù hợp nhất.

Ngay khi mới manh nha lên ý tưởng, thì lúc này bạn cũng cần xác định ngân sách tổ chức sẽ bao nhiêu. Thông thường có các phần chi phí cố định và chi phí phát sinh. Nếu có những sự đóng góp từ quỹ công đoàn hoặc các nhân viên thì càng tốt. Chi phí chi tiết như thế nào thì chúng tôi sẽ nói ở phần dưới đây.

Sau khi đã có được quy mô và ý tưởng chương trình. Cần lên kế hoạch từ ngày, giờ, các tiết mục, tiệc ngọt, tiệc mặn…đến timeline chi tiết nhất. Ban tổ chức cần phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận, đồng thời đưa ra những phương án dự trù, thay thế. Chẳng hạn như sau khi ăn tiệc xong, mọi người không muốn vui chơi tại công ty, mà sẽ đi hát karaoke, xem phim, du xuân…Vậy làm điều đó sẽ giúp bạn yên tâm tổ chức hơn đúng không nào. Giải quyết những vấn đề phát sinh một cách trơn tru mà không bị rối bời rồi phải tự vấn: Ơ, nó có trong kế hoạch, kịch bản tổ chức đâu nhỉ.

**Xem thêm:10 lời chúc tân niên công ty ban lãnh đạo

Lựa chọn không gian, thời gian

Như chúng tôi đã nói ở trên, quy mô có ảnh hưởng rất lớn đến nơi tổ chức phù hợp. Bạn có thể thuê một địa điểm với sức chứa lên tới hàng trăm mới, hay một không gian nhỏ để thân mật hơn.

Tuy nhiên, đầu năm mới sẽ thật khó để có được địa điểm ưng ý mà không phải đặt lịch từ trước. Cuối năm đã quá bận rồi rồi và mọi người ít khi để ý để chuẩn bị cho tân niên từ thời điểm đó. Do đó, phương án tối ưu vẫn là tổ chức tại công ty, trong không gian văn phòng, phòng họp, phòng sinh hoạt chung, sảnh. Có nhiều lý do cho sự phù hợp này đó là:

• Mọi người không cần phải di chuyển nhiều, thuận lợi khi tổ chức
• Gia tăng sự ấm cúng, tình đoàn kết
• Tiệc tân niên tổ chức tại công ty thường có lễ cúng. Vậy có thể khai lộc luôn tại đây.
• Tiết kiệm được tối đa chi phí
• Nhân viên có điều kiện tham dự đông đủ hơn
• Không bị giới hạn thời gian như khi thuê địa điểm bên ngoài

Kế hoạch chi tiết tiệc tân niên công ty với không gian văn phòng cũng thực sự mang nét độc đáo, màu sắc mới mẻ mà không khiến mọi người cảm thấy thất vọng.

Về thời gian tổ chức tân niên cực kỳ linh hoạt. Ngày đầu tiên đi làm trong năm mới thì cũng chưa phải làm gì nhiều, đơn thuần mọi người gặp mặt để chúc tụng và lì xì cho nhau. Vậy thì trong ngày đó, đợi đến khi mọi người tập trung đông đủ thì có thể bắt đầu tổ chức. Hoặc để chính xác hơn về ngày giờ, ban tổ chức thông báo qua email cho các nhân viên. Lúc này, kế hoạch cho sự kiện tân niên công ty cũng đã được dự tính đến rồi.

Chuẩn bị tiệc cho kế hoạch chi tiết tiệc tân niên công ty

Tân niên không thể thiếu tiệc, đây sẽ là hạng mục quan trọng nhất cần đầu tư. Thường thì các doanh nghiệp sẽ lựa chọn tiệc tráng miệng với hoa quả tươi, nước ép, các loại bánh ngọt, bánh mặn. Những loại thức ăn, đồ uống “healthy”, tốt cho sức khỏe, đặc biệt làm đẹp da, giữ dáng.

Bạn cũng thấy đó, ngày tết mọi người ăn nhiều bánh chưng, giò chả, các bữa lẩu nướng. Không tránh khỏi cảm giác ngấy nếu bạn lựa chọn tiệc mặn. Cuối cùng khi bày ra thì mọi người sẽ ăn rất ít, điều này còn mang đến sự lãng phí thức ăn.

Về tiệc cho tân niên, các nhân viên trong công ty có thể tự chuẩn bị với nhau. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian cũng như đảm bảo decor phù hợp. Thì bạn nên order từ đơn vị cung cấp tiệc như Trái Cây Caterer VN..Bạn có thể tham khảo menu tiệc trên website của chúng tôi ngay lúc này. Về chi phí thì đừng quá lo lắng, tiệc nhẹ không làm mất nhiều tiền của bạn đâu!

Trước thời điểm diễn ra sự kiện, tiệc sẽ được setup một cách đẹp đẽ. Đảm bảo sẵn sàng cho khách mời thưởng thức. Những bàn desert bày ra và bạn có thể tùy chọn ăn theo kiểu buffet. Nhìn chung, tiệc ngon sẽ để lại ấn tượng trong lòng các khách mời rất nhiều. Hãy quyết định ngay với chúng tôi nhé.

Chuẩn bị lì xì, quà

Các nhân viên háo hức đến tiệc tân niên cũng là vì được nhận quà và lì xì đầu năm từ lãnh đạo. Thông lệ của người Việt còn là người lớn mừng tuổi người bé. Do đó, mà các nhân viên sẽ nhận được rất nhiều “lộc” trong ngày này.

Tùy theo điều kiện của công ty mà giá trị trong bao lì xì sẽ như thế nào. Ban tổ chức có thể trao lì xì “đồng giá” hoặc những số tiền khác nhau cho mọi người rút thăm. Không khí háo hức sẽ luôn hiện hữu, nụ cười trên môi của các nhân viên không bao giờ ngớt nếu nhận được lì xì “khủng”.

Team hậu cần nên chuẩn bị cho bao lì xì và quà tặng một cách bí mật. Nên chuẩn bị từ tối hôm trước, hoặc trước khi tiệc diễn ra để tránh các nhân viên nhìn thấy.

Lì xì tuy là món quà mang ý nghĩa tinh thần nhiều hơn vật chất, là món quà mừng tuổi năm mới. Nhưng đừng có sự phân biệt, nếu không thì mọi người sẽ cảm thấy rất tủi thân và không còn tâm trạng để tham dự tiệc nữa đó.

**Xem thêm:Những bài phát biểu tân niên cho ngày họp mặt doanh nghiệp thêm ý nghĩa

Giám sát các hoạt động tổ chức

Để cho bữa tiệc diễn ra thật suôn sẻ, việc giám sát và theo trình tự hạng mục là điều cần thiết.

Trong khi tổ chức, công ty cần có sự phân công nhân sự hợp lý. Chuẩn bị chu đáo những trang thiết bị để thuận tiện hơn trong khi chạy chương trình. Người đừng cầu cần quan sát tốt nhằm ứng phó tốt và xử lý các tình huống có thể xảy ra.

Tuy chỉ là một bữa tiệc tân niên ấm cúng, thế nhưng không thiếu trường hợp khách mời dẫn thêm những khách mời khác. Tiệc cung cấp không đủ và phải gọi thêm. Hay âm thanh, loa đài bị hư hỏng khi đang diễn văn nghệ. Ngay cả những đơn vị chuyên nghiệp nhất đứng ra tổ chức cho bạn cũng cần lên phương án giám sát và dự trù cho mọi hoạt động. Thì khâu tự lên kế hoạch tiệc tân niên văn phòng của bạn cần chi tiết ngay từ đầu. Giảm thiểu tối đa những sai sót có thể xảy ra.

Để làm tốt điều này, cần có checklist đầu mục công việc cụ thể. Người giám sát sẽ chỉ đạo các thành viên và giới hạn deadline. Mỗi khi xong phần nào rồi thì có thể kiểm tra lại, đánh dấu để chuyển nhân lực phụ trách sang hạng mục khác, cùng giúp nhau hoàn thiện khâu tổ chức.

Hãy đảm bảo trước khi bữa tiệc diễn ra, mọi thứ đã thật xong xuôi. Để khi tiệc bắt đầu, mọi thành viên đều yên tâm ngồi thưởng tiệc, văn nghệ mà không phải “chạy ngược chạy xuôi” để lo lắng cho những sự cố. Giám sát các hoạt động tiệc tân niên tốt, ngay cả với những bữa tiệc khác như tiệc giáng sinh, tiệc sinh nhật…có tổ chức ngay tại công ty sau đó thì bạn cũng không quá vất vả nữa đâu.

Dự toán ngân sách

Ngân sách là điều chúng tôi luôn nói tới sau mỗi hạng mục. Làm sao để tiết kiệm nhưng vẫn đầy đủ các hoạt động, và đạt được mục đích tổ chức là điều khó khăn với bất kỳ ban tổ chức nào. Kể cả những công ty có quy mô lớn hay quy mô nhỏ thì ưu tiên hàng đầu vẫn là tiết kiệm, hiệu quả.

Dưới đây, Trái Cây Vuông Trong xin hướng dẫn bạn cách lập dự toán ngân sách đơn giản nhất cho một bữa tiệc.

• Ở mỗi hạng mục tổ chức như khách mời, tiệc, quà tặng, thuê âm thanh…cần có chi phí. Sau đó, tổng kết lại để ra chi phí cố định.
• Dự trù cho chi phí bằng cách nghĩ ra thêm các hạng mục có khả năng phát sinh. Ví dụ như đi hát karaoke, đi xem phim, dạo phố….mà mọi người thường hay rủ nhau đi trong những bữa tiệc trước đó. Dự trù chi phí càng đa dạng thì mọi thứ càng nằm trong kế hoạch tốt nhất.
• Xác định rõ sẽ đầu tư cho hạng mục nào, có thể tiết kiệm ở mục nào. Ví dụ, bạn sẽ cần phải đầu tư cho phần tiệc ăn uống. Tổ chức tại công ty để không tốn tiền thuê địa điểm. Hay việc tận dụng máy chiếu, loa đài ở công ty sẽ giảm đến hơn một nửa tiền thuê âm thanh ánh sáng cho văn nghệ.
• Có bảng checklist chi phí, đã tiêu những khoản nào, khoản nào đang chờ thanh toán…
• Cuối cùng, đối chiếu tổng chi phí tân niên với dự định ban đầu. Rút kinh nghiệm ở những đợt tổ chức tiệc tiếp theo.

Với hướng dẫn dự toán ngân sách này, hy vọng bạn sẽ đạt được kế hoạch. Không phải stress vì không biết sẽ chi tiêu thế nào cho hợp lý nữa.

2.Những lưu ý khi lên kế hoạch chi tiết tiệc tân niên công ty

Quy mô, quy mô, quy mô, điều quan trọng phải nhắc 3 lần. Nó sẽ là điều kiện quyết định đến những kế hoạch tổ chức tiếp theo của bạn. Nếu doanh nghiệp ít thành viên, chỉ có một mức ngân sách cụ thể. Thi hãy quan tâm nhiều hơn đến một bữa tiệc ngọt đơn giản, màn văn nghệ cây nhà lá vườn của các nhân viên. Không cần thiết phải mời thêm khách hàng hay đối tác khác.

Trước khi bắt đầu sự kiện, mọi thứ đã được chuẩn bị xong. Mọi người chỉ việc ngồi vào bàn tiệc và thưởng thức các tiết mục. Nếu như kéo dài thời gian bắt đầu, cảm giác uể oải sẽ xảy đến và tinh thần của các nhân viên lúc này không tốt. Có thể ảnh hưởng đến không khí buổi gặp mặt đầu năm. Họ có xu hướng sẽ ra về sớm hơn, không nhiệt tình tham gia các hoạt động.

Trong khi tiệc tân niên diễn ra, phải đảm bảo sự vui tươi xuyên suốt. Lúc này, chẳng còn ai phải bận bịu điều gì nữa mà thoải mái thưởng tiệc, nhận lì xì thôi. Để làm tốt điều này có lẽ ngay từ khâu lên kế hoạch đã phải đảm bảo. Doanh nghiệp biết mình sẽ cần phải làm gì rồi chứ.

Bữa tiệc thường kéo dài trong khoảng 2-4 tiếng. Để giữ được tinh thần các nhân viên không khó, bạn nên thuê một MC hoạt náo hoặc người dẫn dắt để khuấy động chương trình, tránh cho không khí bị chùng xuống.

Cuối cùng, sau khi kết thúc tiệc mọi người nên ở lại một chút để phụ nhau dọn dẹp, tổng kết lại hoạt động.

Hy vọng kế hoạch chi tiết tiệc tân niên công ty trên đây sẽ giúp ích cho bạn. Khi cần chuẩn bị với những bàn desert đẹp mắt, ấn tượng. Hãy liên hệ đến cho Trái Cây Caterer VN nhé, chúng tôi sẽ không làm bạn thất vọng.