Tiệc đào tạo, hội nghị tại công ty là một trong những sự kiện thường được diễn ra ở các tập đoàn, công ty lớn có quy mô doanh nghiệp. Để tổ chức thành công tiệc hội nghị – đào tạo với quy mô lớn như vậy không phải là điều dễ dàng. Ở bài viết này, Trái Cây Caterer VN sẽ mang đến bạn những thông tin hữu ích nhất giúp bạn tổ chức thành công tiệc đào tạo – hội nghị tại công ty chuyên nghiệp nhất.
1.Tiệc đào tạo & hội nghị tại công ty
Tiệc đào tạo & hội nghị tại công ty là một sự kiện quan trọng với mục tiêu tổ chức chương trình đào tạo hoặc hội nghị quan trọng như hội nghị cổ đông, hội nghị giao lưu khách hàng, hội nghị các nhà đầu tư. Tiệc đào tạo & hội nghị không chỉ là một bữa tiệc thông thường mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty và lấy được điểm cộng của khách hàng hoặc từ phía đối tác. Tiệc đào tạo – hội nghị tại công ty là bữa tiệc có tính chất sang trọng, chuyên nghiệp nên từng chi tiết diễn ra cũng đều cần có sự tỉ mỉ và chi tiết.
Vai trò quan trọng của bữa tiệc đào tạo – hội nghị tại công ty
Tiệc đào tạo – hội nghị tại công ty mang một vai trò vô cùng quan trọng, đây bữa tiệc không những thể hiện quy mô mà còn mang lại những mục tiêu rõ ràng cùng với những lợi ích sau này. Tiệc đào tạo nhân sự giúp đội ngũ nhân sự bổ sung năng lực, có thêm năng lượng làm việc cũng như gắn kết mối quan hệ trong công ty. Tiệc hội nghị có nhiều hạng mục nội dung tổ chức như buổi lễ hội nghị cổ đông tại công ty, hội nghị khách hàng trong năm, hội nghị họp mặt các đại lý, hội nghị hội đồng quản trị,…
Mỗi hội nghị lại có một mục đích riêng nhưng đánh giá chung đều mang mục tiêu phát triển doanh triển ngày càng lớn mạnh và nhận được đánh giá cao từ phía truyền thông. Chính vì vậy, tiệc hội nghị – tiệc đào tạo tại công ty nhất định cần được tổ chức thành công nhất có thể.
***Xem thêm: Menu tiệc hội nghị đào tạo công ty
2.Hướng dẫn Setup chương trình đào tạo – hội nghị tại công ty
Để tổ chức thành công tiệc đào tạo, hội nghị tại công ty, ban tổ chức cần nắm được những thông tin quan trọng để thực thi từng bước tạo nên một chương trình hoàn hảo. Trái Cây Caterer VN sẽ chia sẻ với bạn các hạng mục nội dung cần có để setup chương trình đào tạo – hội nghị tại công ty thành công nhất.
Bước 1: Nắm bắt được các thông tin cơ bản của chương trình như thời gian tổ chức, số lượng người tham dự, ngân sách tổ chức chương trình để xác định được quy mô chương trình cơ bản để ban tổ chức có thể có cái nhìn tổng quan về sự kiện. Sau khi đã biết được ngân sách tổ chức thì bạn có thể lựa chọn được mức đầu tư cho địa điểm tổ chức đào tạo, hội thảo, hội nghị.
Bước 2: Xác định chính xác danh sách cùng số lượng người tham gia sự kiện cùng khung giờ sự kiện đào tạo, hội nghị bắt đầu để bắt đầu triển khai truyền thông sự kiện trước khi buổi tiệc bắt đầu qua mạng xã hội, thư điện tử hoặc thư mời. Đây là phong cách chuyên nghiệp mà ban tổ chức sự kiện công ty cần có được, hơn nữa đây cũng là cách giúp cho các thành viên tham dự sự kiện có thể chuẩn bị trước thời gian tham dự sự kiện.
Bước 3: Lên khung chương trình cơ bản của sự kiện đào tạo, hội nghị tại công ty. Khung chương trình của bữa tiệc đào tạo – hội nghị sẽ thay đổi tuỳ theo nội dung chính của sự kiện đào tạo. Trái Cây Caterer VN sẽ đưa đến bạn khung chương trình của một buổi đào tạo nhân sự trong công ty được diễn ra phổ biến nhất.
Phần mở đầu sự kiện sẽ có các chương trình văn nghệ giúp thu hút sự tập trung của mọi người. Tiếp đến, công ty có thể trình chiếu chương trình mở màn những sự kiện đào tạo nhân sự trước đó cùng định hướng đào tạo trong tương lai. Sau phần trình chiếu sẽ bắt đầu chương trình đào tạo, tuỳ từng nội dung mà thời gian giao lưu sẽ khác nhau nhưng thường thì đều có thời gian nghỉ giữa giờ cùng các bữa tiệc teabreak, tiệc ngọt, tiệc Finger Food tuỳ theo ngân sách đầu tư cho tiệc nghỉ giữa giờ.
Bước 4: Lựa chọn thực đơn tiệc nhẹ/ tiệc teabreak/ tiệc finger food. Phần lựa chọn thực đơn là một bước vô cùng quan trọng bởi đây là khoảng thời gian tất cả mọi người sẽ giao lưu, trao đổi các câu chuyện xoay quanh chương trình đào tạo – hội nghị cùng nhau. Hương vị của thực đơn là một trong những điểm nhấn của chương trình tiệc đào tạo – hội nghị. Một bữa tiệc nhẹ xuyên suốt trong sự kiện sẽ mang lại cảm nhận về sự chuyên nghiệp của ban tổ chức.
Thời gian thưởng thức thực đơn tiệc đào tạo – hội nghị tại công ty là dịp quan trọng để tất cả thành viên tham gia sự kiện có thể hoà chung không khí bữa tiệc và chia sẻ với nhau những quan điểm cũng như những câu chuyện. Đây chính là lúc ban tổ chức có thể tương tác với khách mời, nhân sự trong công ty nhiều nhất.
Bước 5: Phân công nhân sự quản lý và tổ chức sự kiện để chương trình diễn ra thuận lợi nhất. Đây cũng là phương pháp quản trị nhân sự mà ban tổ chức cần nắm được để bữa tiệc đào tạo có được phong cách tổ chức chương trình chuyên nghiệp nhất.
***Xem thêm: Dịch vụ tiệc đào tạo hội thảo trọn gói
3.Những lưu ý quan trọng khi tổ chức chương trình đào tạo – hội nghị tại công ty
Trong quá trình tổ chức chương trình đào tạo – hội nghị tại công ty chắc chắn bạn tổ chức không thể tránh khỏi những thiếu sót. Chính vì vậy, Trái Cây Caterer VN sẽ chia sẻ đến bạn các lưu ý quan trọng nhất trong quá trình tổ chức tiệc đào tạo – hội nghị công ty.
Tính toán sai lệch quá nhiều số lượng khách mời đến tham dự bữa tiệc đào tạo – hội nghị. Thông thường thì khi bạn ước chừng thực đơn tiệc cũng như các phụ kiện khác dành tặng khách mời thì bạn nên ước chừng số lượng người đến tham dự bữa tiệc sẽ ít đi khoảng 10% tổng số người dự kiến ban đầu.
Trong quá trình diễn ra bữa tiệc đào tạo – hội nghị công ty, những người tham dự có thể sẽ về giữa giờ khi bữa tiệc đang diễn ra. Chính vì vậy, ban tổ chức có thể có một phần sự kiện gây tính thu hút như chương trình bốc thăm trúng thưởng, chương trình quay số may mắn. Đây là các hạng mục các sự kiện thường lựa chọn để thu hút sự chú ý của người theo dõi sự kiện.
Thêm một lưu ý nữa mà ban tổ chức các sự kiện tiệc đào tạo, tiệc hội nghị công ty thường hay gặp phải là bố trí không gian thưởng thức tiệc nhẹ giữa giờ không khoa học. Bạn nên cân nhắc lựa chọn phần không gian thuận tiện cho quá trình đi lại, có được tính mở trong một khoảng thời gian giao lưu ngắn trong chương trình.
Nếu tiệc đào tạo – hội nghị tại công ty được diễn ra ngoài trời thì bạn cần lưu ý đến điều kiện thời tiết và không gian tổ chức. Nếu như bạn lựa chọn một không gian ngoài trời có mái che thì đây là điểm thuận tiện trong quá trình tổ chức tiệc đào tạo – hội nghị diễn ra.
Chương trình tiệc hội nghị đào tạo sẽ chuyên nghiệp hơn nên bạn chuẩn bị một bản agenda tóm tắt các đầu mục chương trình sẽ diễn ra để khách hàng, nhân sự tham dự sẽ nắm bắt được các thông tin cơ bản của chương trình, tránh việc hỏi đội ngũ PG quá nhiều.
***Xem thêm: Cách tổ chức tiệc hội nghị khách hàng của công ty chuyên nghiệp, thành công nhất
4.Các bước cần chuẩn bị để có được một bữa tiệc nhẹ trong sự kiện đào tạo – hội nghị
Tiệc nhẹ là hình thức tiệc thường xuyên được lựa chọn có mặt trong bữa tiệc đào tạo – hội nghị bởi sự nhanh gọn khi chuẩn bị cũng như tính hợp lý với văn hoá thưởng tiệc của người Việt. Tiệc nhẹ là bữa tiệc gồm có các loại trái cây, bánh ngọt cùng các loại đồ ăn tráng miệng thơm ngon, ngọt ngào cùng với sự trang trí bắt mắt nhất.
Bước 1: Để chuẩn bị thành công bữa tiệc nhẹ trong sự kiện đào tạo – hội nghị tại công ty thì bạn cần có được chính xác ngân sách tổ chức để lựa chọn thực đơn phù hợp với số lượng người cũng như tính toán được chi phí cơ bản.
Bước 2: Liên hệ đến địa chỉ thuê ngoài tổ chức tiệc nhẹ đào tạo – hội nghị để lên thực đơn phù hợp với các tiêu chí đặt ra. Ở bước này, bạn nên lựa chọn các món ăn phù hợp với khẩu vị của hầu hết những người tham dự tiệc. Ban tổ chức cũng cần bàn bạc, trao đổi kỹ với đơn vị tổ chức tiệc về thời gian bữa tiệc diễn ra cũng như địa điểm chính xác để tránh những sai sót có thể xảy ra.
Bước 3: Tìm hiểu trước các phụ kiện ăn uống cần có trong bữa tiệc để tránh trường hợp nhân sự tham gia đào tạo hoặc khách mời không có đủ phụ kiện để thường thức bánh ngọt, trái cây.
Bước 4: Trao đổi trước về không gian trình bày tiệc đào tạo – hội nghị tại không gian tổ chức để tránh mất thêm thời gian trao đổi vào ngày chương trình diễn ra.
***Xem thêm: Mẫu kịch bản kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành lập công ty thành công nhất
5.Những tiêu chí lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc nhẹ bên ngoài
Lựa chọn một đơn vị tổ chức tiệc ngọt bên ngoài cần đến các tiêu chí quan trọng để công ty bạn có thể tối ưu chi phí tổ chức cũng như tạo nên sự thành công của bữa tiệc ngọt bên ngoài. Tiêu chí đầu tiên phải kể đến là đơn vị tổ chức tiệc uy tín, chất lượng và có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức tiệc hội nghị công ty.
Tiêu chí thứ 2 là đơn vị có kinh phí tổ chức ở mức phù hợp nhằm tiết kiệm ngân sách tổ chức sự kiện tiệc, đơn vị tổ chức tiệc có mức phí cao chưa chắc đã là đơn vị có thực đơn tiệc ngon nhất. Tiêu chí thứ 3 vô cùng quan trọng đó là đơn vị thực hiện chuẩn bị thực đơn ngon miệng, nguyên liệu chế biến tươi ngon và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
Cùng với các tiêu chí trên thì ban tổ chức cũng cần lựa chọn một địa chỉ có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình, chu đáo và cẩn thận để chương trình tiệc diễn ra một cách thành công nhất.
Trên đây là những thông tin quan trọng ban tổ chức cần nắm được để có được một buổi tổ chức tiệc đào tạo – hội nghị tại công ty sang trọng và tiết kiệm nhất.
***Xem thêm: Thư cảm ơn tri ân khách hàng cuối năm
Tham khảo một số dịch vụ của Caterer VN:
Xem Thêm Nội Dung
Thư cảm ơn tri ân khách hàng cuối năm
Cách tổ chức tiệc hội nghị khách hàng của …
Mẫu kịch bản kế hoạch tổ chức kỷ niệm thành …
